Sut i reoli’ch busnes bach ymysg coronafeirws

I’r mwyafrif o fusnesau, bach a mawr, mae ymdeimlad o ansicrwydd yn y DU ar hyn o bryd.

Gydag achosion cynyddol o hunan-ynysu gofynnol a phryder cynyddol ynghylch cyswllt corfforol, efallai y bydd gennych bryderon am y goblygiadau y bydd hyn yn eu cael ar eich busnes.

A fydd cwsmeriaid yn rhoi’r gorau i brynu gennych chi? Oes gennych chi a’ch cyflogeion yr adnoddau i weithio gartref? A allwch chi gymryd y golled ariannol?

Er mwyn lleihau’r effaith ar eich busnes, rydym wedi casglu rhywfaint o gyngor ac argymhellion defnyddiol i chi a’ch busnes bach yn ystod yr amser hwn:

Lles cyflogeion

Fel perchennog busnes bach, chi a’ch cyflogeion yw calon eich busnes. Felly, mae’n bwysig rhoi eu hiechyd yn gyntaf a sicrhau eu bod yn teimlo’n gyffyrddus ac yn wybodus am beth i’w wneud yn y gwaith.

1. Mae cyfathrebu yn allweddol

Mae cyngor yn newid o funud i funud, ac er y gall hyn fod yn anodd cadw’n gyfredol ag ef, mae’n bwysig sicrhau eich bod yn cyfathrebu’n rheolaidd â’ch cyflogeion ynghylch pa fesurau rydych chi’n eu cymryd i leihau’r risg o fod yn agored yn eu gweithle. Os ydych chi’n gwneud newidiadau i’ch prosesau busnes, rhowch wybod i gyflogeion fel eu bod yn gwybod y camau cywir i’w cymryd.

2. Rhannwch gyngor ar hylendid

P’un a oes gennych swyddfa, warws neu siop, mae’n arfer da arddangos posteri â chyngor ar iechyd fel modd atgoffa’n ysgafn am hylendid. Gallwch ganfod adnoddau ar wefan y Llywodraeth yma.

Os nad oes gennych weithle corfforol a’ch bod chi a’ch cyflogeion yn gweithio o bell, yna rhannwch y wybodaeth hon trwy ddulliau eraill megis e-bost – a chofiwch, mae’r un mor bwysig i gyflogeion ystyried eu harferion hylendid gartref.

Trwy e-bostio arferion hylendid da cyffredinol a chanllawiau teithio at weithwyr, gallwch chi ddarparu awgrymiadau ar olchi dwylo yn effeithiol, defnyddio glanweithydd dwylo a chyngor ar gyswllt corfforol â chwsmeriaid. Rydym yn argymell na ddylech anfon un e-bost yn unig – dylech gyfathrebu’n rheolaidd i gadw hwn ar flaen meddyliau pobl. I gael y cyfarwyddiadau cywir, dilynwch y canllawiau oddi ar wefannau’r GIG a’r Llywodraeth .

3. Sylwch ar yr arwyddion

Fel perchennog busnes bach, mae Acas  yn argymell y dylai rheolwyr eu haddysgu eu hunain ar sut i nodi symptomau coronafeirws a dod yn ymwybodol o’r camau i’w cymryd. Gall hyn olygu adrodd ar salwch, tâl salwch a chyflawni’r gweithdrefnau cywir os bydd rhywun yn mynd yn sâl gyda’r feirws yn y gwaith.

Mae Acas yn gorff cyhoeddus annibynnol sy’n derbyn cyllid gan y llywodraeth i ddarparu cyngor ar hawliau, rheolau ac arferion gorau’r gweithle, mae ganddyn nhw ddigon o gyngor ar reoli coronafeirws fel cyflogwr yma.

Beth am y pryderon sydd gennyf ynglŷn â chadw fy musnes yn weithredol?

Ni fu erioed amser gwell i ail-werthuso cynllun parhad eich busnes. Os byddwch chi neu unrhyw un o’ch cyflogeion yn mynd yn sâl, bydd angen eich cynllun arnoch i lansio’n llwyddiannus gyda chi neu heboch chi.

Mae parhad busnes yn ymwneud â chael cynlluniau ar waith a sefydlu eich busnes gyda’r syniad eich bod yn cynnal eich gwasanaethau hanfodol os bydd rhywbeth drwg yn digwydd.

Mae dwy ysgol feddwl; adeiladu gwytnwch yn yr hyn a wnewch trwy gymryd camau i atal digwyddiad rhag digwydd a chynllunio adfer ar ôl trychineb, lle byddwch chi’n rhoi cynlluniau a phrosesau ar waith i gyflymu eich adferiad ar ôl digwyddiad. Meddyliwch amdano fel modd ceisio atal pethau rhag mynd o chwith ac yna cael cynllun os bydd rhywbeth yn digwydd.

Mae’n bwysig amddiffyn buddiannau eich rhanddeiliaid a’ch busnes. Gallai cynllunio annigonol arwain at golledion sylweddol, a allai fod yn anadferadwy. Gallai effaith digwyddiad arwain at ddifrod i enw da a cholled ariannol.

Os nad oes gennych gynllun neu os nad ydych yn dymuno adolygu’ch cynllun cyfredol, edrychwch ar y cyngor gan ein harbenigwyr parhad busnes.

Gweithio o bell

Gan fynd law yn llaw â chynllun parhad busnes – os yw’ch gweithle dan fygythiad, a yw’ch busnes bach yn barod ar gyfer gweithio o bell? O ystyried bod Llywodraeth y DU wedi gofyn am fwy o weithio o gartref lle mae hynny’n bosibl er mwyn lleihau’r risgiau, mae’n bwysig eich bod yn ystyried sut y gallai hyn weithio i’ch busnes bach, os nad yw’n rhywbeth rydych chi eisoes yn ei wneud.

Dyma ychydig o gyngor ar weithio o bell os nad yw hyn yn rhan o sut mae’ch busnes yn gweithredu fel arfer:

1. Cydweithredu’n effeithiol

Un o’r ffyrdd y gall gweithwyr gadw mewn cysylltiad wrth weithio o bell yw’r defnydd o offer cydweithredu. Gall apiau cydweithredu eich helpu i symleiddio’r ffordd y mae’ch tîm yn gweithio gyda’i gilydd – rheoli prosiectau, rhannu ffeiliau, a chysylltu pobl trwy sgyrsiau grŵp a fideoalwadau. Dyma bum offeryn cydweithredu am ddim y gallwch chi eu defnyddio.

2. Cyfarpar a mynediad

Os yw gweithio o bell yn bosibl i’ch busnes, adolygwch y cyfarpar y bydd ei angen ar gyflogeion i allu cyflawni eu swyddi gartref. Gallai hyn olygu gliniaduron a llenwyr, clustffonau neu ffonau symudol.

Os oes gennych bryderon ynghylch cost cyfarpar, ystyriwch y goblygiadau cost pe na byddai’ch busnes bach yn gallu gweithredu am ddyddiau neu hyd yn oed wythnosau.

Byddwch chi hefyd am brofi y gall cyflogeion gyrchu rhwydweithiau, pyrth ac unrhyw offer digidol o’u cartrefi hefyd. Cyn i chi ddefnyddio gweithio o bell, mae’n bwysig sicrhau bod rhifau cyswllt, cysylltiadau brys a chyfeiriadau i gyd yn gyfredol.

Gallwch chi gael rhagor o gyngor ar weithio o gartref yma.

Sicrwydd yswiriant

Mae Gov.uk yn awgrymu y dylai busnesau bach wirio’r polisi sydd ganddynt gyda’u darparwr yswiriant. Er ei fod yn eithaf tebygol na fydd mwyafrif y busnesau wedi’u hyswirio ar gyfer coronafeirws (COVID-19), gan fod polisïau ymyrraeth ar fusnes fel arfer yn cyfeirio at ddifrod i eiddo – efallai fod rhai wedi dewis sicrwydd i gynnwys clefydau.

Os nad oes gennych y sicrwydd hwn, gallech chi hefyd chwilio am sicrwydd ‘cadwyn gyflenwi neu wrthod mynediad’ a allai ddarparu cymorth yn yr amgylchiadau hyn.

I gael rhagor o wybodaeth am yswiriant, edrychwch ar yr Holi ac Ateb yma gan Gymdeithas Yswirwyr Prydain.

Cymorth ariannol gan y Llywodraeth

Ond beth am y golled ariannol uniongyrchol a achosir gan y feirws? Er mwyn cefnogi busnesau bach trwy’r cyfnod hwn o aflonyddwch, mae’r Llywodraeth eisoes wedi cyhoeddi a gosod mesurau dros dro i gynorthwyo rhyddhad gan gynnwys:

Pecyn Cymorth Busnes

Mae Llywodraeth Cymru wedi cyflwyno pecyn cymorth o £1.4 biliwn ar gyfer busnesau, ac mae elfennau o’r pecyn hwn yn cynnwys:

• Busnesau manwerthu, hamdden a lletygarwch yng Nghymru gyda gwyliau cyfradd busnes am flwyddyn.
• Grant o £25,000 a gynigir i fusnesau yn yr un sector gyda gwerth ardrethol rhwng £12,001 a £51,000.
• Grant o £10,000 i bob busnes sy’n gymwys i gael Rhyddhad Ardrethi Busnesau Bach gyda gwerth ardrethol o £12,000 neu lai.

Canfyddwch ragor am y pecyn yma

Cefnogaeth gan fanciau

Dywedodd Banc Datblygu Cymru y bydd yn cynnig gwyliau ad-dalu cyfalaf o dri mis i’w holl gwsmeriaid busnes i helpu busnesau i ddelio ag effaith ariannol coronafeirws.

Yn yr un modd, mae HSBC, Lloyds a Natwest wedi cadarnhau cynlluniau ar gyfer benthyciadau a gorddrafftiau brys i leihau’r pwysau ariannol ar y gymuned busnesau bach.

Cynllun Cymorth Incwm i’r Hunangyflogedig

I’r rhai ohonoch sy’n hunangyflogedig, mae Llywodraeth y DU wedi cyhoeddi cynllun i helpu i leihau effaith coronafeirws.

Mae’r cynllun yn caniatáu i unigolion sy’n hunangyflogedig neu aelodau partneriaeth hawlio grant trethadwy. Mae’n werth 80% o’r elw masnachu, wedi’i gyfrifo trwy elw cyfartalog ar gyfer y tair blynedd dreth diwethaf (lle mae hynny’n berthnasol), a bydd yn cwmpasu’r tri mis nesaf ag uchafswm o £2,500 y mis.

Mae rhai gofynion ar gyfer y cynllun, gan gynnwys a ydych chi wedi cyflwyno’ch hunanasesiad treth incwm ar gyfer 2018-2019, os yw’ch elw masnachu yn llai na £50,000 gyda dros hanner eich incwm yn dod o hunangyflogaeth ac os ydych chi’n anelu at barhau â’ch busnes yn y flwyddyn dreth nesaf (2020-2021). Gallwch chi ddysgu rhagor am yr holl feini prawf cymhwysedd ar wefan y Llywodraeth yma.

Os ydych chi’n gymwys ar gyfer y cynllun, byddwch chi’n cael y grant priodol yn uniongyrchol i’ch cyfrif banc mewn un cyfandaliad, a bydd taliadau’n dechrau cyrraedd ar ddechrau mis Mehefin. Ar hyn o bryd, ni allwch wneud cais i’r cynllun (felly cadwch yn wyliadwrus am sgamiau) ac mae Cyllid a Thollau EM yn cysylltu â phawb sy’n gymwys yn uniongyrchol i’w gwahodd i wneud cais ar-lein am y grant. Canfyddwch ragor am y cynllun yma

Mae cynlluniau eraill a ddarperir gan y Llywodraeth i helpu unigolion hunangyflogedig, gan gynnwys oedi cyn talu treth incwm hunanasesu a thaliadau TAW, cynlluniau benthyciadau a chynnydd mewn Credyd Cynhwysol. Gallwch ganfod ragor am y rhain yma

Y nod yn y pen draw yw cadw’ch busnes bach i weithredu mor normal â phosib a sicrhau eich bod chi’n gwneud yr hyn a allwch i’ch amddiffyn chi a’ch cyflogeion yn y gweithle. Ystyriwch y cyngor uchod a pheidiwch â bod ofn gwneud penderfyniadau beiddgar os ydych chi’n credu eich bod chi’n peryglu’ch hun neu unrhyw un arall.

Ymwadiad

Mae’r wybodaeth yn yr erthygl hon ar gyfer arweiniad cyffredinol ac nid yw’n gyngor cyfreithiol. Rydym wedi ceisio sicrhau bod yr arweiniad hwn yn gywir ac yn berthnasol ym mis Mawrth 2020. Fodd bynnag, ni fydd Nominet UK yn derbyn atebolrwydd am unrhyw golled, difrod neu anghyfleuster sy’n codi o ganlyniad i unrhyw ddefnydd neu anallu i ddefnyddio unrhyw wybodaeth a gynhwysir yn yr arweiniad hwn.

Postiwyd yn wreiddiol gan Nyiesha Lakin ar Barth y DU

Wedi’i ddiweddaru ddiwethaf: 6.4.2020